Niezbędne elementy w efektywnym zarządzaniu czasem

organizacja czasu

Myślę, że sensowne rozplanowywanie dni roboczych spędza sen z powiek olbrzymiej większości z nas. Z kolei praca „na żywioł” powoduje zestresowanie i pomijanie spraw, które po prostu odchodzą w niepamięć. Doba nie jest gumowa i nieważne jak bardzo się starasz, ciężko wziąć na siebie więcej niż przewiduje 8 godzinny czas pracy. Jednak co robić, jeśli chcesz czegoś więcej niż etat i masz pełno spraw do zrealizowania? 


Na czym polega efektywne zarządzanie czasem?

Mierząc się po raz pierwszy z metodami zarządzania czasem zauważyłam, że w dużej mierze polegają one na optymalnym dostosowaniu organizacji zadań, po to aby konsekwentnie dobrnąć do obranego, większego celu. Celem tym może być wykonanie obowiązków wymaganych w danym dniu, wygospodarowanie większej ilości czasu na odpoczynek lub hobby, a także wynik długofalowej i rozbudowanej strategii biznesowej.

Komu potrzebne jest planowanie?

Właściwe zarządzanie terminami jest niełatwą sztuką. Nie jest ono jednak talentem, który jedni mają, a drudzy nie. Zdecydowanie jest to umiejętność, której można się nauczyć, a ostatecznie wchodzi ona w nawyk. Ze względu na korzyści, jakie przynosi planowanie, powinno być ono stosowane przez każdego, komu zależy na zminimalizowaniu poświęconego na pracę czasu, a zmaksymalizowaniu jej efektów.
Osobiście podjęłam się ostatnio przetestowania kilku technik z zakresu zarządzania czasem, ponieważ jestem w tej grupie osób, które poza etatem, zajmują się pracą dodatkową, przebranżowują się, szukają dla siebie nowych perspektyw i dróg rozwoju. Zebrałam najważniejsze, nieodłączne elementy wielu z metod, które z pewnością ułatwią Ci tworzenie i dopracowanie twojego harmonogramu:

efektywne zarządzanie czasem

Planer, który Ci się faktycznie podoba

Specjaliści zwracają uwagę już na tak prosty element, jak notatnik, w którym będziesz zamieszczać swoje zadania. Według nich nie ma znaczenia czy wybierzesz kalendarz, zeszyt czy apkę na smartfona, najważniejsze, byś zapewnione miał możliwość szybkiego nanoszenia informacji, przejrzystość i wizualną przyjemność. Codziennie bowiem będziesz sięgał do tego medium, a chodzi o to, by robić to z chęcią.

Odpowiedni zapis zadań i ich priorytetyzacja

Odpowiedni zapis, bo od Ciebie zależy, jaką formę przyjmiesz. Możesz używać kolorów, ozdobników i czego dusza zapragnie, ważne żebyś łatwo się odnajdywał w informacjach i niczego nie pomijał jako niezauważone. Zapis jednak ma odzwierciedlać wagę każdego zadania i eksponować te najtrudniejsze tak, byś wykonywał je jako pierwsze. Taka organizacja pozwala na zachowanie dłużej energii do działania i odniesienie wrażenia, że najgorsze masz za sobą, kiedy dopiero minęła połowa dnia.


organizacja czasu

Wydzielenie enklawy

Gdy masz gotową listę zadań i nic Cię nie zaskoczy, bo masz wszystko rozplanowane, czas zasiąść do pracy. Nie bez znaczenia jest miejsce, w którym planujesz się skupić. O ile w biurowcu często niemożliwe jest oddzielenie się od innych, o tyle jeśli pracujesz w domu, możesz dostosować teren do swoich potrzeb. I powinieneś to zrobić. Behawioryści i psychologowie sugerują nawet konkretne ustawienie mebli w pokoju do pracy, pozwalające na maksymalne wyeliminowanie możliwości rozpraszania się.

Balans między pracą a przerwami

Zarówno dla Twojego ciała, jak i psychiki, konieczne jest robienie przerw w pracy. Nasz mózg jest w stanie skupiać się maksymalnie przez 1,5h. Po tym czasie następuje zmuszanie się do wykonywania zadań i staje się to coraz bardziej bezowocne. Badania przeprowadzone w kilku krajach Europy i w USA wykazały, że najbardziej optymalna dla czynności naszego umysłu jest 10 minutowa przerwa przypadająca na 1h pracy. W jej trakcie najlepiej jest ruszyć się z miejsca, przewietrzyć pomieszczenie, przekąsić coś zdrowego, a co najmniej napić się wody. Pamiętaj jednak by nie przedłużać laby, bo doprowadzi to do rozleniwienia.

Głowa wolna od niepotrzebnego

Niestety mamy skłonność do poświęcania wolnych chwil na sprawdzanie mediów społecznościowych, odpalanie YT, pogadanie przez telefon. Jeśli sięgamy po treści, które nas rozwijają lub w inny sposób wnoszą coś wartościowego do naszego życia, to wszystko jest ok. Jeżeli jednak czas pracy przeplatamy np. bezcelowym błądzeniem po sieci, to działamy tylko na swoją niekorzyść. Wbrew pozorom nie jest to odpoczynek dla mózgu, tylko demotywowanie lub w skrajnych przypadkach, przesycanie myśli negatywami.

Jestem ciekawa jak u Was sprawdzą się te najczęściej wymieniane elementy niezbędne do rozpoczęcia swojej przygody z efektywnym zarządzaniem czasem. Ja już zauważyłam różnice, a zastosowałam je stosunkowo niedawno.


Grafiki pochodzą z freepika

Komentarze

Popularne posty z tego bloga

Dobry copywriter to znaczy jaki?